REUNION DU C.A DE PORTAM
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Réunion de notre CA PORTAM du 28/10/2024 :
- Après les traditionnels souhaits de bienvenue de la part de notre Président Maurice, nous entrons directement dans le vif des différents sujets qui ne manquent pas .
-Leon Cassart n’est pas présent , car toujours excusé suite aux problèmes récurrents de mobilité .
- Nous enregistrons d’entrée une nouvelle administratrice dans notre C.A : Régine Genot qui souhaite déjà depuis quelque temps faire partie de notre équipe vieillissante il faut bien le dire . Enfin de la jeunesse dans notre groupe
- Cette entrée sera officialisée à la suite notre AGO 2024 et inscrite sur la mise à jour de notre C.A à la préfecture
- Regroupement de Portam avec le groupe de propriétaire « NON à l’HORIZON 25 « .
Comme annoncé par Maurice WILKIN , Portam , et ses adhérents cotisants , apporte son soutien au groupe « Non à l’HORIZON 25 « afin de participer financièrement aux consultations et à l’assistance juridique de l’avocat choisi .
Il est convenu de comparer la liste des propriétaires avec la liste de nos cotisants de manière à avoir une participation équitable . Portam payera sa part directement aux gestionnaires du groupe avec le compte bancaire au prorata du coût par personne .
- Maurice Wilkin présente alors des chiffres comparatifs sur l’assistance d’un éventuel syndic Pro faisant suite aux nouvelles informations relativement floues émises par notre C.S sur une dernière Newsletter .
- En effet la discussion s'anime autour du modèle de gestion actuelle ou l'assistance d'un syndic Pro redevient une réalité suite aux derniers évènements concernant horizon 25 . Le conseil syndical est'il resté NEUTRE ? la réponse est NON .
- C'est une réalité la méfiance est de mise parmis les propriétaires , et si certain comportement virulants peuvent être condamnable , nos gestionnaires ont une part de responsablilité dans la défiance constatée aujourd'hui
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-Le problème de la trésorerie de notre équipe revient sur la table . A Dupont précise que cela ne pose aucun problème de surcroit de travail , si tout se fait par internet . Le but est de supprimer la caisse en liquide et de ne demander que des règlement par virement numérique .
- Le deuxième problème c’est que ce compte est BNP Belge .
Ayant un compte sur BNP , A Dupont peut simplement faire une revue annuelle des mouvements et imprimer les mouvements de l’exercice . La caisse liquide va être virée sur le compte avec les documents à la clef .
- Un appel de la cotisation annuelle sera revu lors de notre AGO
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-11.00h Arrivée de Isabelle Van Stichel invitée avec qui nous souhaitons collaborer .
Madame Van Stichel souhaite aussi entrer dans notre équipe en tant qu’administratrice .Il est évident qu’un souffle nouveau chez PORTAM est souhaitable , surtout avec toutes les compétences que nous apportent nos 2 nouvelles collaboratrices .
-La candidature de Isabelle étant acceptée d’entrée , celle-ci sera officialisée à la suite de notre AGO 24 suite à la mise à jour de notre C.A à la préfecture .
- Madame Van stichel nous remet les observations de notre conseil juridique du jour , ou nous apprenons avec surprise que TGA n’est pas propriétaire en titre de tous les sites proposés aux améliorations et aux travaux ;
- Cette situation de mise à jour des parcelles cadastrales , n’est pas nouvelle puisqu’il y a plus de 10 ans que des remarques avaient été émises à cet égard . Il faut préciser que ce « foutoir « nous est préjudiciable (ASL) dans un premier temps aujourd’hui , puisque la parcelle 942 ( local des répartiteurs téléphoniques à l‘origine , et qui abrite nos installations « Split numériques Internet « appartient toujours à la SARL LAMY sur les matrices cadastrales .
Les document d’acte notariés de parcelles cédées ne mentionnent pas cette fameuse parcelle 942. Qui n’a pas fait son travail correctement ?
Il faut savoir à ce sujet que cette parcelle était spécialement ajoutée nominativement sur les documents de rétrocession signés par les parties et validés par le TGI de BEZIERS . Cette situation doit se régler très rapidement avant que d’ autres problèmes plus sérieux ne surgissent . QUI sait ce que l’on va encore peut-être découvrir dans notre footoir des TPS ?
-Cela ne fait finalement que de renforcer notre méfiance quand aux sérieux que nous montre les dirigeants de TGA depuis déjà pas mal de temps .
- Madame Van Stichel a déjà au surplus géré un C.S en Belgique en tant que présidente , elle connaît bien , par conséquent , les différentes facettes du métier .
- Notre réunion se termine en faisant mieux connaissance avec nos nouvelles collaboratrices
L'équipe PORTAM ( Bientôt la suite )
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LE 26 /10 /2023:
Notre conseil syndical a trop de travail :
Maurice Wilkin et le groupe constatons au fur et à mesure du temps que notre conseil syndical est parfois débordé par l’ampleur des tâches qu’accomplissent nos administrateurs bénévolement .
Ce qui est inquiétant c’est que à l’aube d’une nouvelle mandature , DEUX propriétaires seulement posent leur candidature .
Le constat est alarmant car sur 781 lots DEUX personnes se proposent pour travailler pour la collectivité ?.
Lors de nos échanges avec les mandataires en place , nous déplorons le peu d’intérêt d’une grande majorité de nos membres pour notre gestion commune
Notre groupe PORTAM a été aux commande de l’ASL dès la mise en place celle-ci . Par la suite et après la gestion judiciaire , nous avons posé plusieurs fois des candidatures qui à l’époque avaient peu de chances d’aboutir vu le contexte conflictuel existant .
Notre groupe reste bien entendu disponible dès que le Président Godefroid aura besoin de nous comme par le passé .
On peut comprendre que beaucoup de personnes hésitent à s’investir voyant très bien l’ampleur des tâches .
C’est la raison pour laquelle Mr WILKIN étant inquiet de cette situation , revient sur le concours d’un syndic PRO .
Bien Sûr ce n’est pas pour l’immédiat , mais il est peut-être judicieux de prendre des informations sur les coûts et les conditions d‘assistance de PROS anticipativement .
Il faut éviter a tout prix de se retrouver en gestion judiciaire et surtout ne pas devoir demander de l’assistance dans la précipitation ! .
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BILAN DE NOTRE CONSEIL SYNDICAL:
Notre conseil syndical vient à nouveau de remplir une mandature de 3 ans qui on peut le dire aujourd’hui n’a certainement pas été une partie de plaisir .
Nous sommes heureux par ailleurs que la majorité de nos administrateurs se représentent pour ces futurs 3 années , vu le travail excellent effectué jusqu’à présent .
Il est bien sûr évident que tout n’est pas parfait , c’est la raison pour laquelle il est important que TOUS ,dans la mesure de nos moyens respectifs, nous avons le devoir d’apporter le maximum d’aide à cette équipe , car dans le cas contraire , nous seront dans l’obligation de nous faire assister ce qui forcément augmentera nos charges
Il faut aussi ,pour la plupart d’entre vous, bien se rendre compte que la surveillance journalière de nos installations , demande pas mal d’énergie à celui ou ceux qui seront présent en continu sur nos sites
Il est encourageant et important de retrouver dans les candidats, des personnes habitant à l’année aux TPS .
Maurice WILKIN et l'équipe de PORTAM
REUNION DU CA PORTAM DU 24/10/2023 :
Convoqué par MR WILKIN Président ,notre équipe s’est réunie ce 24 octobre afin d’étudier le contenu et les propositions de notre C.S de l’AG de notre A.S.L 2023 .
L'équipe a répondu Présent comme d'habitude hormis Michel Stordeur qui a eu un empèchement de dernière minute .
RESOLUTION N° 8 SOUMISE AU VOTES :
Mr WILKIN va demander d’entrée le retrait de cette résolution des votes .
Dans un premier temps , nous considérons que c’est la décision la plus sage à adopter à cet égard , du au fait que les « newsletters « n° 2 et n° 2 Bis concernant les détails de cette affaire , n’ont pas été transmis dans le timing prévu par la cadre légal avant l’assemblée . ( 21 jours )
Il est donc aisé pour des propriétaires avertis de déposer une plainte en annulation de cette A.G
Dans un second temps ,il faut tout de même bien se rendre compte que cette demande de rétrocession d’une partie de nos voiries communes pour l’euro symbolique par un propriétaire privé est en effet inacceptable en l'état .
Il ne faut pas oublier ,que la rétrocession des communs a fait l’objet d’une dépense d’énergie et aussi financière importante au début des années 2000 , dans un grand climat conflictuel .
Toute cette procédure a fait l’objet de multiples réunions et autres réceptions d’installations pendant 10 ans jusqu’a ce que le TGI n’avalise cette rétrocession en Janvier 2014.
« Le C.S veut rester neutre dans cette affaire « !?
C’est surprenant alors qu’il s’agit ne s'agit pas ici d'une simple querelle de voisinagage , mais bien de l'acquisition d’une partie de la voirie commune.
Le conseil syndical doit dès lors prendre les dispositions d’emblée et refuser une telle demande surtout pour des surfaces aussi importantes , tout en évitant les conflits entre propriétaires
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Lors de nos convocations, nous n’avons reçu aucunes précisions ni aucun détails sur ce dossier ( avant les Newsletters n°2 ).
C’est lors de la réaction du propriétaire du TS 15 que la situation est devenue plus claire .
Par la suite nous recevons une nouvelle News avec les arguments du demandeur , ce qui ,il faut tout de même l’avouer , fait désordre dans les informations du rapport moral , à la limite du sérieux .
Donner un accord sur une telle demande créerait un précédent qu’il serait de plus en plus compliqué à gérer .
Il est aussi incontestable que l’acquisition d’une telle surface pour le TS 13 et le TS 14 va valoriser de façon substantielle les lots .
Nous tenons a préciser que nous avons toujours défendu tous les propriétaires lorsqu’ils sont dans leurs bons droits , et qu’il ne s’agit aucunement ici de s’opposer à des personnes en particulier .
C’est une question de principe en faveur de la collectivité .
D’autres cas spécifiques de limites cadastrales peuvent poser problème dans certains cas , et qui fort justement peuvent être adaptées afin de faciliter des difficultés d’accès par exemple de quelque mètres ou encore des dispositions de murs problématiques .
Jusqu’à présent , dans la majorité des cas , le conseil syndical a émit ses prérogatives à chaque demande .
Nous avons également constaté que beaucoup de propriétaires ne sont pas d’accord avec cette cession en l‘état .
Il faut encore ajouter que le propriétaire du TS 15 a acheté son lot tout en ayant les dégagements nécessaires dans la rue pour accéder à sa propriété . Le contraire aurait peut être dicté son choix d’une autre façon .
Ci-dessous les dispositions actuelles du site :
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AGO PORTAM 2023 :
PV de l’AGO PORTAM du 25 /11/2023 :
1: Approbation du PV de l’AGO 22 a l’unanimité .
2: rapport de notre trésorière Mme WILKIN dont les comptes ont été certifié par le vérificateur A.GENOT .
En l’absence de Mr CASSART Mme WWILKIN reste à la trésorerie de notre association .
3: Election et réélection des administrateurs de Portam à l’unanimité des votes :
M.WILKIN :Président
A .DUPONT :Vice président et conseiller Technique
A GENOT : Conseiller génie civil
C DUFRASNE : Conseiller et relations extérieures
M STORDEUR :Conseiller et permanence aux domaines
L CASSART : Conseiller et service technique informatique .
Mme WILKIN reste trésorière jusqu’à la reprise par M CASSART .
4 : Dossiers futurs et en cours :
A) Précisions sur les factures d’eau et d’électricité :
Il nous a semblé utile de publier toutes les précisions concernant les factures d’électricité que nous recevons ainsi que la répartition des charges concernant les factures d’eau .
Ce travail est en partie fait par le C.S pour les charges et finalisé ensuite par OCEA pour les consommations et l’élaboration de la facture finale de chacun .
Toutes les précisions sont sur notre site en cliquant sur :
https://www.associationportam.com/infos-portam-23-2
-B) Nouvelle éventuelle convention TGA/ASL :
--Il est évident qu’il est dès à présent utile de réfléchir anticipative ment sur une nouvelle éventuelle convention TGA /ASL .
Cette AGO a été ensuite principalement axée sur cette nouvelle éventuelle convention ASL / TGA .
Nous allons proposer à notre CS notre aide , en invitant nos administrateurs a créer une ou quelques commissions d’étude sur le sujet en fonction bien sûr des investissements ou mises a jour proposées par TGA .
Certaines priorités sont connues en l’occurrence les site des terrains de pétanque , le petit bar et la plaine de jeux .
La question est de savoir si TGA a les même priorités .
Nous publierons en Janvier le détail de nos première réflexions à ce sujet .
C)Relance de cotisations à nos membres :
- Après les turpitudes subies lors du tranfert de notre site , nous avons de nouvelles surprises : En premier lieu , nous avons du payer près de 40 eus a « HOOVER » pour le maintien du nom dedans domaine « PORTAM » . En second lieu l’abonnement annuel est passé de 108euros à 296,45 eus Pour 2024 !!.
Afin donc d’éviter des problèmes de trésorerie nous allons faire un rappel de cotisations début de cette nouvelle année .
Le président M WILKIN Le Secrétaire : A DUPONT
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Le 16/11/21:
Compte-rendu de la réunion C.A Portam du 2/11/21:
Présents : Ch.Dufrasne , M.Stordeur, A.Genot, F.Wilkin, M.Wilkin
Absents et excusés : A.Dupont (maladie) L.Cassart (pas présent sur le domaine)
Il fait état des rencontres avec le président ASL: 3 en présidentielles d’autre par mails les entretiens furent très constructifs .
Nos courriers sur notre site , les membres du CA sont consultés pour avis avant publication. Pas souvent de réactions.
Notre travail est apprécié : une nouvelle cotisation (Carpentier) , d'autre réactions positives et encourageantes.
Yan Lieben m'a montré des projets d'aménagement paysagés de l'entrée. Pas mal ,ce projet va rendre nos domaines beaucoup plus attractifs.
Le projet de signalisation des domaines serait finalisé pour Pâques.
On a suggéré de consigner les 20% de décembre , JMG n'est pas chaud car cela amplifie les relations négatives avec le groupe Lamy .
Révision des statuts , notre note est acceptée . Elle est transmise à JMG et à Roland .
On ne fera plus d'envoi postal.
Michel déposera notre rapport ( PV ) de notre d'AG avec le bilan à la sous préfecture .
La TGA est démobilisè ce n’est pas une nouveauté .
Ceci est un résumé succinct de cette réunion
Maurice WILKIN Président de PORTAM
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